En este artículo te mostraremos una función muy interesante para buscar datos en una matriz. Esta función es ideal para consultas en tablas o bases de datos de gran volumen, formularios o para la creación de informes en Excel. A continuación, te explicaremos de forma sencilla cómo buscar datos en una hoja de Excel utilizando la función ConsultaV.
ConsultaV
Antes de empezar, debes saber que si estás utilizando una versión anterior a Excel 2010, es posible que no encuentres esta función con el nombre ConsultaV. En versiones anteriores, esta función se llama BuscarV o buscarH. A partir de la versión 2010, la función activa es ConsultaV. Si deseas saber qué otros nombres tienen las funciones en diferentes versiones de Excel, puedes consultar support.microsoft.com.
Ahora, vamos a explicar brevemente por qué estas funciones terminan en “V”. La “V” indica que la búsqueda en la tabla de datos se realiza de forma vertical, en columnas. Por lo tanto, ConsultaV es una función de búsqueda ordenada dentro de una matriz, que utiliza un rango de datos y devuelve el valor contenido en una celda. A continuación, te explicaremos cómo buscar datos en una hoja de Excel utilizando la función ConsultaV.
Utilizando ConsultaV
Lo primero que debes hacer es familiarizarte con la sintaxis de la función CONSULTAV(valor_buscado; matriz_buscar_en; indicador_columnas; [ordenado]). Aquí te explicamos el significado de cada uno de los argumentos, para que puedas utilizar la sintaxis sin problemas:
- Valor_buscado: hace referencia al valor de la primera columna. Puede ser numérico o una cadena de texto.
- Matriz_buscar_en: es el rango de la tabla de datos o base de datos en el que se buscará el valor.
- Indicador_columnas: aquí indicaremos la columna de la tabla que devolverá el valor coincidente con la búsqueda.
- Ordenado: es un valor lógico. Si se establece como “verdadero”, buscará un dato que se aproxime al criterio de búsqueda. Si se establece como “falso”, encontrará el dato exacto.
Cómo buscar datos en una tabla
Antes de comenzar, debes tener una tabla de datos previamente creada y completada en una hoja de Excel. Para facilitar la explicación, pondremos un ejemplo. Imagina una tabla con las siguientes columnas: Cédula, nombre, edad y ciudad.
Además, crearás una tabla aparte (puede ser en la misma hoja o en una hoja diferente de Excel) para visualizar los datos que estás buscando, de acuerdo con el criterio que elijas. Por ejemplo, esta tabla podría estar compuesta por 2 columnas y 3 filas (Cédula, nombre, edad y ciudad).
Excel nos ofrece dos formas de utilizar la función ConsultaV. La primera es el método manual, donde escribiremos la sintaxis de la fórmula. Esta opción es más flexible si tienes experiencia en su uso. La segunda es a través del Asistente, que te irá indicando qué poner en cada paso. ¡Comencemos!
- Método manual: en la segunda columna correspondiente a la celda “nombre”, escribirás la fórmula =CONSULTAV(G8;HOJA1|$A:$F;2;FALSO). Aquí, G8 representa la celda donde indicarás la cédula para buscar los datos. HOJA1|$A:$F es el rango de la tabla completa. El número 2 se refiere a la columna donde están los nombres. El valor FALSO es para buscar una coincidencia exacta.
- Repite el paso 1 para cada fila de la tabla pequeña, es decir, para las columnas de edad y ciudad.
- Ahora, cuando escribas cualquier número de cédula (que se encuentre en la tabla de datos completa) en la tabla pequeña, obtendrás los datos correspondientes al nombre, edad y ciudad.
- Método con Asistente: ve al menú de “fórmulas”.
- Haz clic en “insertar función”.
- Aparecerá una ventana donde deberás escribir CONSULTAV en “Buscar una función”.
- Al seleccionarla, se mostrará un cuadro con 4 campos listos para que ingreses los datos. En “Valor buscado”, selecciona la cédula. En “Matriz buscar en”, indica la tabla de datos completa. En “Indicador de columna”, se coloca el número de la columna donde se buscarán los datos (en este caso, el 2). En “Ordenado”, selecciona FALSO. Luego, haz clic en “Aceptar”. ¡Y listo! Ahora podrás realizar consultas.
Esperamos que estos conocimientos te sean de mucha utilidad en tu trabajo. Con la práctica, ganarás habilidad y podrás utilizar fórmulas más avanzadas para optimizar tus búsquedas, como la función Índice. Si tienes otras formas de búsqueda que te gustaría compartir, déjanos tus comentarios.
