Una orden de compra es un documento que los compradores de las empresas envían a los vendedores para solicitar los productos que necesitan. Este documento contiene toda la información necesaria para que el proveedor pueda entender las condiciones acordadas y el lugar de entrega de los productos.
Las órdenes de compra son de gran importancia para las empresas, ya que sin ellas no podrán recibir los productos necesarios para satisfacer a sus clientes, ni establecer acuerdos con los proveedores. Para crear este documento, solo tienes que seguir una serie de sencillos pasos.
Existen dos tipos de órdenes de compra: abierta y cerrada.
La orden de compra abierta es aquella que se mantendrá vigente hasta que el comprador la cancele. Esto ocurre cuando no se establecen requisitos legales en la compra y venta de productos, ni en las condiciones de venta, como los precios. Esta orden le permite al vendedor preparar los pedidos y emitir la factura en caso de que el pedido sea aceptado.
Por otro lado, la orden de compra cerrada se refiere a los artículos que han sido recibidos y especificados en la orden. Esta orden se cierra una vez que todo ha sido cancelado y recibido correctamente. Si deseas realizar algún comentario sobre la compra, debes hacerlo antes de que se cierre.
Realizar una orden de compra es fundamental para avanzar de manera correcta en una empresa, ya que garantiza el suministro de bienes y servicios que serán ofrecidos a los clientes. Si estos productos comienzan a escasear, es necesario realizar una orden de compra de manera urgente para evitar quedarse sin productos. Es importante mantener un sistema de control de inventario para gestionar correctamente estas órdenes.
Es fundamental tener en cuenta que este documento es de gran importancia y debe ser redactado de forma clara y formal. A continuación, se presentan los pasos para la elaboración del mismo:
1. Enviar la solicitud: En esta etapa, es necesario detallar qué se desea comprar y cuál es el propósito empresarial de dicha adquisición. A partir de esta solicitud, se obtendrá la autorización correspondiente.
2. Encontrar un proveedor: Una vez que el departamento de compras aprueba la solicitud, se emitirá la orden de compra para buscar los proveedores más convenientes para la empresa.
3. Confirmar la orden: Una vez que el proveedor recibe la orden, verifica la disponibilidad en el tiempo establecido y aprueba mediante una plataforma de contratación. En esta etapa, se asegura que se pueda proporcionar lo solicitado.
4. Proceder a la entrega: Una vez que se ha confirmado la orden, solo queda esperar por los productos solicitados y verificar la cantidad al momento de su llegada.
Contenido y formato de la orden de compra – Ejemplos
La orden de compra debe incluir los siguientes elementos básicos: información del comprador y del vendedor, nombre e identificación fiscal del comprador, datos de entrega y facturación, lugar y fecha de emisión, notas y observaciones (donde se describen los detalles de los productos).
También se debe especificar el precio acordado, la forma de pago, el tiempo estimado para la entrega y contar con la firma autorizada. Para elaborar este documento, puedes utilizar Word y aprovechar sus plantillas para completar los datos necesarios. Además, puedes crear tu propio formato, en el que primero indiques la información requerida y luego realices un cuadro (listado) con los bienes y servicios necesarios.
Por ejemplo, puedes comenzar con el nombre del proveedor, seguido de su dirección y número de teléfono. En la siguiente línea, puedes indicar la cantidad requerida y utilizar un recuadro para listar los productos con su respectivo precio unitario y total.
Otra opción es comenzar con el nombre de la empresa y su información, y en un cuadro separado incluir las columnas de cantidad, peso, descripción y precios, dejando un espacio para el sello y la firma en la parte inferior.
