¡Excel es una herramienta increíblemente versátil con innumerables usos! Aunque su principal función es en el área de cálculos y finanzas, se puede utilizar de diversas formas en diferentes industrias. Sin embargo, es fundamental garantizar la seguridad de los datos cuando se trabaja con documentos de Excel.
Una de las medidas de seguridad que puedes aplicar es cambiar el estado del archivo a modo solo de lectura. Esta medida ayuda a prevenir errores o pérdida de datos en el proceso de edición. A continuación, te mostraré cómo proteger o establecer un archivo de Excel en modo solo de lectura.
- ¿Cómo puedo bloquear un archivo Excel para solo lectura?
- ¿Cómo quitar o desbloquear el modo lectura de un Excel?
- ¿Por qué los archivos de Excel se abren en modo solo lectura?
- ¿Se puede editar un Excel en modo solo lectura?
- Otras formas de proteger un archivo de Excel:
- Proteger la hoja actual.
- Proteger la estructura del libro.
- Cifrar con contraseña.
¿Cómo puedo bloquear un archivo Excel para solo lectura?
En las versiones más recientes de Excel, cambiar un archivo a solo lectura no representa ninguna dificultad. Esta opción está fácilmente visible y se puede aplicar al finalizar la edición del documento.
- Abre el documento de Excel que deseas proteger y ve al menú «Archivo». Una forma rápida de acceder al menú «Archivo» es presionando las teclas «Alt + A».
- En la sección «Información», haz clic en la opción «Proteger libro» y luego selecciona la opción «Abrir siempre como solo lectura».
- Una vez realizado este paso, el cambio será inmediato y la opción «Proteger libro» aparecerá resaltada en color amarillo.
- Para que los cambios surtan efecto, cierra el archivo y guarda los cambios realizados.
Si necesitas proteger un archivo de Excel en la versión 2003, sigue los siguientes pasos: ve al menú «Herramientas», selecciona «Opciones» y, por último, haz clic en «Seguridad».
¿Cómo quitar o desbloquear el modo lectura de un Excel?
Es posible que ya tengas libros de Excel con estas restricciones habilitadas. Si eres el autor del libro, simplemente debes ir a Archivo, Información, Proteger Libro y hacer clic en la primera opción para desactivar el modo solo lectura.
¿Por qué los archivos de Excel se abren en modo solo lectura?
Como propietarios, a menudo optamos por esta alternativa para proteger nuestros archivos y garantizar la seguridad de nuestros datos. Este modo permite que solo los usuarios autorizados puedan realizar cambios y modificaciones en el archivo. Por lo tanto, si abres un archivo de Excel y aparece en modo solo lectura, significa que es un documento protegido.
¿Es posible editar un archivo de Excel en modo solo lectura?
Cuando otro usuario accede al archivo, verá un mensaje que indica: «El autor quiere que abras el libro ‘nombre.xls’ en modo solo lectura, a menos que necesites guardar cambios. ¿Deseas abrirlo en modo solo lectura?».
Si este usuario realiza cambios en el archivo e intenta guardarlo, aparecerá otro mensaje de advertencia que dice: «No se puede guardar ‘tituloarchivo.xls’ porque es un archivo de solo lectura».
Para guardar los cambios, es necesario guardar el libro con un nuevo nombre en una ubicación diferente. El usuario puede realizar cambios, pero debe guardar el documento como un archivo distinto.
Esta es una forma de «saltarse» la restricción del modo solo lectura, ya que puedes realizar modificaciones en el archivo, agregar fórmulas, editar campos, agregar tablas o hacer los cambios que desees. Cuando desees guardar los cambios, simplemente guárdalo como otro archivo utilizando la opción «Guardar como».
Otras formas de proteger un archivo de Excel
Si deseas ser más específico al proteger un archivo de Excel, las nuevas versiones ofrecen más opciones de protección. Para acceder a estas opciones, ve a la pestaña Archivo (Alt + A), luego selecciona Información y finalmente elige la opción Proteger libro.
Proteger la hoja actual
Si tienes un documento con varias hojas y deseas restringir la edición de algunas de ellas, ¡estás de suerte! Existe una opción que te permite hacer precisamente eso. Puedes especificar qué tipo de restricciones deseas imponer a los usuarios en la hoja, como la aplicación de formatos a celdas, columnas y filas. También puedes controlar si los usuarios pueden insertar o eliminar elementos, o incluso seleccionar o no seleccionar celdas.
Proteger la estructura del libro
Si deseas evitar que se realicen cambios en la estructura de tu libro, como agregar nuevas hojas, puedes protegerla. Para hacerlo, simplemente asigna una contraseña. Sin embargo, es importante tener en cuenta que si olvidas la contraseña, no hay forma de recuperarla. Por eso, te recomiendo que guardes la contraseña en un lugar seguro para futuras referencias.
Cifrar con contraseña
Si seleccionas esta opción, cualquier persona que desee acceder y abrir el archivo deberá ingresar la contraseña establecida por el autor del documento. Sin la contraseña, no podrán abrirlo. Además, tienes la opción de agregar una contraseña incluso a los macros. En caso de que desees eliminar la contraseña más adelante, podrás hacerlo sin problemas.
